Im Rahmen der Vermietung der smarten Gewerbeimmobilie E21 – The Terrace („E21“), sowie des „Studio in the Box“, erhebt, verarbeitet und übermittelt (im Folgenden einheitlich „verarbeitet“) ANH Hausbesitz GmbH & Co. KG („ANH“) Daten der Nutzer von E21 (Mieter und Dienstleister sowie deren Mitarbeiter wie auch Besucher und eventbezogene Mieter im Folgenden einheitlich „Nutzer“) die gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DS-GVO“) als Personenbezogene Daten geschützt werden können („Personenbezogene Daten").

Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer ist

ANH Hausbesitz GmbH & Co. KG

Neheimer Markt 2, 59755 Arnsberg, Deutschland

Telefon: +49 2932954-0

Telefax: +49 2932954-368

E-Mail: datenschutz@anh-hausbesitz.de

Der Datenschutzbeauftragte ist unter datenschutzbeauftragter@anh-hausbesitz.de zu erreichen.

Sollten Nutzer Mitarbeiter von Mietern oder Dienstleistern sein, kann eine gemeinsame Verantwortung sowohl von ANH als auch dem jeweiligen Mieter oder Dienstleister bestehen. Für weitere Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit von ANH und dem jeweiligen Mieter oder Dienstleister, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an: datenschutz@anh-hausbesitz.de oder postalisch an die oben genannte Adresse.

Eine Auflistung der Prozesse, deren Zweck sowie der innerhalb der Prozesse verarbeiteten Personenbezogenen Daten und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung sind in einem Anhang zu diesem Datenschutzhinweis aufgeführt.

ANH wird bei der Bereitstellung der smarten Funktionen einschließlich der damit verbundenen Datenverarbeitung von der Thing-it Technologies GmbH als Auftragsverarbeiter unterstützt .

Bei der Erbringung der unten beschriebenen Leistungen, kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten der Nutzer an Auftrags- und Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes („EWR“) befinden. In diesen Fällen hat ANH geeignete Garantien im Sinne des fünften Kapitels der DS-GVO vorgesehen, um auch außerhalb des EWR einen angemessenen Schutz der personenbezogenen Daten der Nutzer sicherzustellen. Für weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an: datenschutz@anh-hausbesitz.de oder postalisch an die oben genannte Adresse.

Nutzer haben das Recht von ANH Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten, von ANH die Berichtigung von den jeweiligen Nutzerbetreffenden unrichtigen bzw. unvollständigen personenbezogenen Daten oder deren Löschung zu verlangen. Soweit anwendbar, können Nutzer die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Nutzer haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit und unentgeltlich zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf des Nutzers und/oder anderer Rechtsgründe.

Registrierung

Art von Daten

- E-Mail

- Vor- und Nachname

- Alias

- Büroraumnummer (wegen Fahrstuhl)

- Foto (soweit angegeben)

- Handynummer (soweit angegeben)

Zweck der Verarbeitung

Grunddatensatz zur Implementierung des Thing.IT Systems

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung des Gebäudes erforderlich ist (z.B. Mietdauer) oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon, welches im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

- Mieter bzw. deren Mitarbeiter: Art 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO

- Gäste: Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Ticketfunktion

Art von Daten

- Versendete Nachrichten

- Erstellte Supporttickets

Zweck der Verarbeitung

- Kommunikation innerhalb des Netzwerkes zwischen den Nutzer
- Kommunikation mit Vermieter bei Problemen

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung des Gebäudes erforderlich ist (z.B. Mietdauer) oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon, welches im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

- Mieter bzw. deren Mitarbeiter: Art 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO

- Gäste: Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Raumbuchung

(Arbeits- und Besprechungsräume)

Art von Daten

Buchungsdaten

Zweck der Verarbeitung

Automatisierte Zurverfügungstellung und Management von Räumlichkeiten

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden bis zu 2 Jahre nach der jeweiligen Buchung aufbewahrt oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon,
welches im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

- Mieter bzw. deren Mitarbeiter: Art 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO

- Gäste: Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Lokalisierungsfunktion

inkl. Zusammenhang zu buchbaren Objekten (innen) und Gebäudesteuerung inklusive bedarfsgerechter Reinigung

Art von Daten

- Mobile Device ID, welche von Thing-it erstellt wird (bei Registrierung)
- Identifikationsnummer (UUID)
- Ort der Lokalisierung
- Koordinaten der Person

Zweck der Verarbeitung

- Zugang zu Gebäude(-teilen) und Bedienung der Geräte und Einrichtungen innerhalb des Gebäudes
- Lokalisierung anderer Benutzer, um Effizienz zu verbessern

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden bis zum Ende eines Abrechnungszyklus (i.d.R. 6 Wochen), bis zum Ende der Gebäudenutzung (z.B. Mietdauer) oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist aufbewahrt, abhängig davon, welches im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

- Mieter bzw. deren Mitarbeiter: Art 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO

- Gäste: Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Buchung von Dienstleistungen

(Sonderreinigung, Catering über Partnerunternehmen)

Art von Daten

Buchungsdaten

Zweck der Verarbeitung

Bestellung von Dienstleistungen inklusive externer Dienste wie Catering - Voraussetzung ist ein externer Vertrag

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden bis zu 7 Jahre aufbewahrt oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon, welche im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

- Mieter bzw. deren Mitarbeiter: Art 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO

- Gäste: Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Buchung von Leistungen

(Parkplätze, E-Ladestationen etc.)

Art von Daten

Buchungsdaten

Zweck der Verarbeitung

Bestellung von Leistungen (E-Ladestation: Vertrag mit GP Joule / Identifizierung und Status über App)

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden bis zu 7 Jahre (Buchung im Außenbereich) bzw. 2 Jahre (Parkplatzbuchung) aufbewahrt oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon, welche Frist im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Studiobuchung für Externe

Art von Daten

- E-Mail

- Vor- und Nachname

- Buchungszeiten

Zweck der Verarbeitung

Zur zeitweiligen Vermietung des Studios an Externe

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung des Raumes und die Vertragserfüllung erforderlich ist oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon, welches im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1) lit. b DS-GVO

Parkservice

Art von Daten

Kfz-Kennzeichen

Zweck der Verarbeitung

Nachverfolgung von Besuchern des Parkhauses zur Gefahrenabwehr und Aufklärung

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung des Parkservice erforderlich ist (z.B. Parkdauer).

Rechtsgrundlage

- Mieter und deren Mitarbeiter: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister und Gäste: Art. 6 (1) lit. f DS-GVO

Nutzungsanalyse

(obligatorisch)

Art von Daten

Lokalisierungsdaten

Zweck der Verarbeitung

Effektive Nutzung der Räumlichkeiten des Gebäudes

Speicherdauer

Sofern keine Aggregierung oder Anonymisierung erfolgen kann, können personenbezogene Daten bis zu zwei Jahre nach der jeweiligen Nutzung aufbewahrt werden.

Rechtsgrundlage

- Mieter und deren Mitarbeiter: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister und Gäste: Art. 6 (1) lit. f DS-GVO

WLAN

in öffentlichen Flächen des Gebäudes und im Außenbereich

Art von Daten

- IP-Adresse
- Geräteerkennung

Zweck der Verarbeitung

- Sicherstellung der Funktionalität des Hauses insbesondere in der Tiefgarage
- Steuerung der E-Ladesäulen
- Rufen des Aufzugs

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden bis zu 6 Wochen aufbewahrt oder bis zum Ende einer geltenden gesetzlichen Verjährungsfrist, abhängig davon, was im Einzelfall länger andauert.

Rechtsgrundlage

- Mieter und deren Mitarbeiter: Art. 6 (1) lit. b DS-GVO § 26 BDSG
- Dienstleister und Gäste: Art. 6 (1) lit. f DS-GVO

Videoüberwachung der Zugänge

(CCTV)

Art von Daten

- Videoaufnahmen
- Alarmfunktion bei Bewegungsmeldung zu außerbetrieblichen Uhrzeiten

Zweck der Verarbeitung

Zur Abwehr von Gefahren und Aufdecken von Straftaten, insbesondere Einbrüche und Beschädigungen im Parkhaus

Speicherdauer

Videodaten werden allein in der Kamera gespeichert und erst bei einer Auswertung zur weiteren Verarbeitung (z.B. polizeiliche Untersuchung) übertragen. In der Kamera werden Daten nach 10 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1) lit. f. DS-GVO

Nutzungsanalyse

(fakultativ)

Art von Daten

Lokalisierungsdaten

Zweck der Verarbeitung

Effektive Klimaregelung, dadurch Kosten- wie auch Umweltgewinn

Speicherdauer

Sofern keine Aggregierung oder Ano­nymisierung erfolgen kann, können personenbezogene Daten bis zu fünf Jahre nach der jeweiligen Nutzung auf­bewahrt werden.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1) lit. a DS-GVO

Lokalisierungsfunktion

inkl. Zusammenhang zu buchbaren Objekten (außen)

Art von Daten

Nur per Telefon: Operating System Geofence Mechanisms

Zweck der Verarbeitung

- Verortung zur Orientierung von Parkplätzen im Außenbereich
- Türautomatik bei Erreichen des Eingangsbereichs nach Parkvorgang

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden bis zum Ende der Parkraumnutzung (z.B. Standdauer, Gültigkeitszeitraum des Tickets) aufbewahrt.

Rechtsgrundlage

Art. 6 (1) lit. a DS-GVO